Tasnifi 5 yılda tamamlanan belgeler 2011 sonu itibarıyla araştırmacıların hizmetine sunuldu. 19. yüzyıl, saray hayatını ve siyasî tarihimizi gün ışığına çıkaran belgelerde, padişahın cep harçlığından hanım sultanların mücevheratlarına, sultanın çalışma takviminden gizli ajandasına kadar pek çok bilgi mevcut. Önümüzdeki günlerde Dolmabahçe Sarayı'nda, "Hazine-i Hassa Arşivi'nin Başbakanlık Osmanlı Arşivi'ne Devredilmesi" başlıklı bir seminer gerçekleştirilecek. Beylerbeyi Müdür Yrd. Cengiz Göncü ve Devlet Arşivleri Müdür Yardımcısı Mustafa Budak'ın vereceği seminerde, Beşiktaş'taki Dolmabahçe Sarayı ve Sultanahmet'teki Osmanlı Devlet Arşivleri arasında 2007'de imzalanan protokolün nasıl uygulandığı anlatılacak. İki kurum arasında yapılan anlaşmaya göre sarayda kalan en son 7 bin defter ve 650 bin evrak Devlet Arşivi'ne teslim edildi. Aslında Osmanlı belgelerinin, Devlet Arşivi'ne devir işleminin ilki 1941'de, ikincisi 1966-67'de, üçüncüsü 1971'de gerçekleştirilmiş. 2004'te göreve gelen Osmanlı Arşivi Daire Başkanı Önder Bayır, belgeler arasında tarihsel bir boşluk olduğunu görünce 2007'nin Nisan ayında sarayda kalan son belgeleri ister. Böylece toplamda Hazine-i Hassa'ya ait 3 milyon 700 bin belge ve 32 bine yakın defter Osmanlı Arşivi'ne teslim edilir. Arşivin tamamı 2007'de devredilir ancak seminerin önümüzdeki günlerde yapılacak olmasının nedeni, belgelerin kalan kısmının teknik olarak tasnifini ancak 5 yılda tamamlanmış olması. "Hazine-i hassa nedir? Hazine-i Hassa, saray evrakı demek. Bugünkü manada bakarsak Cumhurbaşkanlığı evrakı diye düşünebilirsiniz. Padişahın hazinesine ait tüm belgeler, defterler var içinde. Padişahın ve sarayın harcamaları, sarayın gelir ve giderleri bu evraklarda kayıtlı. Köşklerin tamiri, inşası, haremdeki birtakım harcamalar, hanım sultanların çeyizleri, padişah atlarının cinsleri, sarayda bulunan eşyaların, gümüşlerin, altınların kayıtları, mücevher defterleri. Mesela hanım sultanlar saraydan çıkmışlar, bir kayığa binip karşıya geçmişler, tekrar geri dönmüşler. Kayığa ödenen paranın gideri bile kaydedilmiş. Bir nevi saray maliyesi artık ortada. 3 milyon evrak sadece saray hayatı ile ilgili değil, siyasi tarihimiz açısından da önemli bilgileri içeriyor. Padişahın ajandasında ne vardı, çalışma takvimi nasıldı, yani devletin zirvesinin dakika dakika kayıtları yine bu evraklarda. Tüm bu devir ve tasnif işlemi, 19. yüzyıl saray hayatı ve diplomasi tarihinin araştırmaya açıldığı anlamına geliyor. Topkapı Sarayı'daki belgeler yerinde tasnif ediliyor Başbakanlık tarafından zaman zaman yayınlanan genelgelere göre, kamu kurumlarında yer alan Osmanlı dönemine ait tüm belgeler, Osmanlı Devlet Arşivi'ne devredilmesi gerekiyor. Bu genelgelerin en sonuncusu 2002'de yayınlandı. Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı, on yılda Milli Eğitim Bakanlığı, Ulaştırma Bakanlığı, Posta Telgraf Müdürlüğü, Dolmabahçe Sarayı ve TRT'den belgeleri aldı. Topkapı Sarayı yönetimi, saray evrakının sarayda muhafaza edilmesi gerektiğine karar verdiği için belgelerin yerinde tasnif edilmesini istemiş. Önder Bayır, "Topkapı Sarayı'ndaki 300 bin belgeyi yerinde tasnif edip dijital ortama kaydettikten sonra araştırmacıların hizmetine sunacağız." diyor. Osmanlı Arşivi'ndeki belgeler dijital ortama da aktarılıyor. Şimdilik 2 bin 200 defterin dijital kaydı gerçekleştirildi. İsteyenlere bu belgeler CD'ye kaydedilip verilecek. Bayır, "Bazı kamu kurumlarında hâlâ arşiv malzemesi var. Milli Saraylar ile yaptığımız protokol örnek bir anlaşmadır. Diğer kamu kuruluşlarına da emsal teşkil etmesini diliyoruz." diyor. Osmanlı belgeleri hangi şartlarda korunuyor? Şu anda Türkiye'de arşivcilik açısından muhafaza koşulları uygun, özellikle Osmanlı belgesini tasnif etmeye yetkili tek kurum Osmanlı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. Modern arşivcilik tekniklerini kullanan da sadece bu kurum. Arşivlik malzemenin korunması, özel depolarda muhafaza edilmesiyle mümkün. Mesele belgeleri güzelce raflara dizmek değil. Özel ısı ve nem koşullarını sağlamak gerekiyor. Genel bir arşivcilik kuralı var: Belgelerin bulunduğu mekanın nem oranı 45-60, sıcaklığı ise 18-22 derece arasında olmalı. Osmanlı Arşivi'nin depoları bu şartlara uygun ve bilgisayarlarla denetleniyor. Nem oranı yüzde 45'in altında düştüğünde nemlendirme sistemi çalışarak içeri nem üflüyor. Yüzde 65'i geçtiği zaman duruyor. Osmanlıca bilen 336 uzmanımız var Önder Bayır/Osmanlı Devlet Arşivi Daire Başkanı: "Osmanlı Devlet Arşivi'nin kuruluş amacı belli: Osmanlı arşivlerinin tek bir elde toplanması. Kamu kurumları Osmanlı evrakına hürmeten sahip çıkmak istiyor. Belgeleri, kendi arşivlerinde muhafaza etme yolunu seçiyor. İyi güzel de bunları koruyabilecek şartları haiz misiniz, depolarınız var mı, belgeleri okuyup tasnif edecek uzmanlar istihdam ediyor musunuz, restorasyon imkânınız ne durumda, belgeleri araştırmaya sunmaya hazır mısınız? Hayır hiçbiri yok. Mesela en son TRT'nin müzik arşivini aldık. Osmanlıca, Ermenice yazılmış musiki defterleri var içinde. Ermeni bestekârların geliştirdiği özel Hamparsum nota sistemi de mevcut. Tasnifle ilgili birçok problem var, görüntülerini almak tek başına kifayet etmiyor. Biz onları aldık, tasnif işlemleri devam ediyor. Ayrıca bizim Osmanlıca bilen 336 uzmanımız var. Bunları tasnif etmek için uzman istihdam etmek zorundasınız. Belgeler eski. Zamanla tahrip olmuş. Çoğu restorasyona muhtaç. Dolayısıyla restorasyon birimimiz de mevcut. Bunlar başlı başına komplike hizmetlerdir. Dolmabahçe Sarayı'ndan aldığımız 3 milyon 700 bin belge, 32 bine yakın defteri bu şekilde tasnif ettik." Belgelerin yüzde 10'u bizde, yüzde 90'ı onlardaydı Cengiz Göncü/Beylerbeyi Sarayı Müdür Yardımcısı: "Biz genel olarak arşivcilik ve kurumlar arası işbirliğini göstermesi açısından meseleye yaklaşıyoruz. Bir akademi, enstitü gibi çalışalım istedik. Osmanlı Arşivi, 2007'de bize 'elinizdeki 7 bin belgeyi verin, biz size daha önce devrettiğiniz 3 milyon belgeyle birlikte hepsinin dijital kopyasını istifadenize sunalım.' dedi. Bu çok cazip bir teklifti. Çünkü belgelerin yüzde 10'u bizde, yüzde 90'ı oradaydı. Milli Saraylar, belgeleri devrederek 19. yüzyıl saray yaşantısının ortaya çıkmasına katkı yaptı." Belgeler arasında neler var? Müzecilik ve Tanıtım Başkanı Dr. Bülent Arı, Dolmabahçe Sarayı'ndan Osmanlı Devlet Arşivleri'ne teslim edilen belgelerin her birinden doktora ve master tezi çıkacağını söylüyor. 19. yüzyıla ait belgelerin özetinin yer aldığı kataloglarda yılı, sayfa sayısı ve ebatları gibi bilgiler var. Mesela elektrik, ticaret ve gümrük tarihiyle ilgili belgeler bulunuyor. Böylece TEDAŞ'a, Ticaret Üniversitesi'ne, Gümrük Müdürlüğü'ne ev ödevi çıkmış oluyor. İşte bazı belgelerin içerikleri: Sultan Abdülaziz ve kadın efendilerin, cariyelerin aldıkları yıllık ücretler. Hanımların mücevheratı, kuyum masrafları, terzi defterleri. Tanzimat döneminde borçlar yüzünden Galata bankerlerine düşen mücevheratlara dair belge. Padişaha verilen jurnaller. İstihbarat defterleri yani. Bunların çoğu yok edilmiş. Sarayda elçi kabullerini gösteren defter. Misafirlere ne ikram edilmiş, kutlama merasimleri, günlük saray hayatında kullanılan malzemeler neler? Dışarıdan ne siparişler verilmiş. Padişah ne yemiş ne içmiş, mutfakta ne pişirilmiş. Hanım sultanlara neler sipariş edilmiş. Vakıf binalarının kira gelir defteri. Padişahın cep harçlığından (ceyb-i hümayun) yani kendi maaşından sergi vs. gibi yerlere yaptığı masrafların defteri. Hazine-i hassa ve saraylarda çalışanların isim ve maaş defteri. Bütün saraylarda kim çalışıyorsa listelenmiş. Yani padişah ve adamlarının listesi de denilebilir. Sultan Abdülmecid'in iç ve dış siyaset konusundaki bazı emirlerinin yer aldığı kayıt defteri. Harem'deki görevlilerin tercüme-i halleri yani CV'leri. İstanbul'un Eyüp, Galata, Üsküdar ve diğer yerlerdeki dükkân kayıtları. İstanbul'un ticari hayatı için önemli kayıt. "Bir sadrazamdan geriye ne kalır?" sorusunun cevabı Hüsrev Paşa'nın öldükten sonra bıraktığı kayıtlar defterinde. Sultan Abdülhamit'in tahta geçtiği ilk yıl yapılan bütün masrafların defteri. Abdülaziz döneminde 'hazine-i hassa'da görevli olanların maaş defteri. Hazine-i hassa ve başka şahıslar arasındaki davalarla ilgili defter. Yani padişahın muhasebesinde çalışan kişilerle başkaları arasında bazı mahkemeler olmuş. Sarayda bulunan hanedan mensuplarına ve görevlilerine valide sultanın emriyle verilen paraların kaydı. Mekke ve Medine'ye götürülen hediyelerin defterlerinin listesi. II. Abdülhamit'e sunulan arzuhallerin kayıt defteri. Abdülaziz dönemindeki üst düzey memurların sicil defteri. II. Abdülhamit'in tahta çıktığında ne eşyası varsa kaydedilen defter. Enderun-u Hümayun'da bulunanların isim listesi ve maaşları. Padişahın bütün işlerini gören, devletin gizli işlerini yürütenler. Mediha Sultan'ın çeyizi için saraydan ayrılan ve yeniden alınacak eşyaların defteri. "Bir sultanın çeyizinde neler var?" sorusunun cevabı bu belgede. Padişaha sorulmuş ama cevabı verilmemiş soruların kayıtlı olduğu defter. Ahkam defteri, yani ferman kayıt defteri. Bazı padişahların fermanlarını içeriyor. Yıldız Sarayı Hümayun'da çalışan personelin maaş defteri. Beşiktaş sarayında çalışan amelenin yevmiye tarihi. İşçi tarihi için önemli. Beylerbeyi Sarayı'nın tamir masraf defteri. Padişah hayvanlarına verilen hububatın masraf defteri. Kanuni Esasi Encümeni'ne mahsus karar defteri. Beşiktaş Sarayı'nda sarf edilen eşya ve malzeme defteri. 1883 Ramazan ayında erzak ambarından fakirlere verilenlerin erzak defteri. Camilerde okutturulan mevlitlerin masraf kaydı. Mevlithanlara, gazelhanlara, hafızlara verilen paralar da kayıt altına alınmış. İşçi ve memurların her birinin emekliye ayrıldıktan sonra aldıkları maaş defteri. Katırlı'dan saraya gönderilen kar ve buzun kaydı. Çocuklara, kadınlara, kalfalara verilen maaş defteri. Yıldız Şale'ye elektrik makinesi konulacağına dair defter. İlk elektrik makinesi bu.